Jedes Dokument landet beim richtigen Objekt. Zugeordnet, nicht abgelegt.
Die Matching-Engine liest, was im Dokument steht — Postleitzahl, Straße, Anlagenname, Rechtsgrundlage, Dienstleisterfirma — und gleicht es regelbasiert mit Ihren Objekten ab. Sind alle Signale eindeutig, ordnet sie direkt zu. Reicht ein Signal allein nicht, legt sie einen Kandidaten zur Bestätigung vor.
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Fünf Signale gleichzeitig — kein einzelner Treffer entscheidet.
Adresse, Anlagenname, Rechtsgrundlage, Dienstleisterfirma und Dokumenttyp werden gleichzeitig geprüft. Erst wenn mehrere davon übereinstimmen, ordnet die Engine zu.
Sie liest die Adresse — auch wenn der Punkt fehlt.
Postleitzahl und Straße werden aus dem Dokument herausgelesen und mit Ihren Objekten abgeglichen. Die Engine kennt die üblichen Schreibweisen: „Str." und „Straße" und „Strasse" sind dasselbe Objekt. Umlaute wie „ue" statt „ü" werden erkannt. Und die Postleitzahl wirkt als harte Sicherheitsbremse: Stimmt sie nicht, wird ein scheinbar passender Straßentreffer unterdrückt — kein Dokument landet so unbemerkt im falschen Haus.
alle Varianten führen zum selben Objekt
Sie erkennt die Anlage — auch wenn der Servicetechniker anders schreibt.
Prüfberichte und Wartungsbestätigungen nennen Anlagen oft unter verschiedenen Namen. Die Engine kennt die gebräuchlichen Bezeichnungen und Synonyme aus dem deutschen Verwaltungsalltag: „Hauswasseranlage", „TWA" und „Trinkwasseranlage" sind dasselbe — ebenso wie „Rauchwarnmelder" und „RWM", „Brandmeldeanlage" und „BMA" oder „Aufzug" und „Aufzugsanlage". Das Dokument landet bei der richtigen Anlage in Ihrer Wartungsmatrix, ohne manuelle Zuweisung.
alle Synonyme, eine Anlage
DGUV V3, DIN 14675, TrinkwV — sie weiß, was dahinter steckt.
Normen und Rechtsgrundlagen im Dokument sind ein verlässliches Zuordnungssignal: Ein DGUV-V3-Prüfbericht gehört zur Elektroanlage, ein DIN-14675-Bericht zur Brandmeldeanlage, ein TrinkwV-Protokoll zur Trinkwasseranlage. Auch veraltete Bezeichnungen wie „BGV A3" für DGUV V3 erkennt die Engine. Passt die genannte Norm nicht zur Anlage im Dokument, wird die Zuordnung nicht durchgeführt — sondern als Vorschlag zur Prüfung markiert.
Vier Eigenschaften, die blinde Zuordnung verhindern.
Die Zuordnung folgt festen Regeln: Adresse stimmt + Anlagenname stimmt + Norm passt = automatische Verknüpfung. Jede Entscheidung lässt sich auf die geprüften Signale zurückführen — keine Wahrscheinlichkeiten, keine Schätzungen.
Transparent„Str." oder „Straße", „ue" oder „ü", „BGV A3" oder „DGUV V3" — die Engine normalisiert gängige Abkürzungen und Schreibweisen vor dem Abgleich. Schreibfehler in gescannten Berichten oder handschriftlichen Protokollen führen nicht zu Fehlzuordnungen.
RobustStimmen PLZ, Straße und Anlagenname alle überein, wird das Dokument sofort mit dem richtigen Objekt und der richtigen Anlage verknüpft. Es erscheint direkt in Ihrer Wartungsmatrix — Sie müssen nichts nacharbeiten.
AutomatischGibt es zwei Objekte mit ähnlicher Adresse oder fehlt ein Adress-Signal, legt die Engine die Kandidaten zur Bestätigung vor. Sie wählen den richtigen aus — kein Dokument wird still falsch zugeordnet.
SicherKein Dokument landet unbemerkt im falschen Haus.
Stimmt die Postleitzahl nicht, unterdrückt die Engine auch einen scheinbar passenden Straßentreffer. Im Zweifel bleibt eine Zuordnung offen — und erscheint als Vorschlag zur Bestätigung.
Sie sehen, welche Signale getroffen haben — nicht nur das Ergebnis.
Im Dokument-Detail steht, warum die Zuordnung erfolgte: welche Signale übereinstimmten — PLZ, Straße, Anlagenname oder Norm — und welche offen blieben. Was als Vorschlag markiert ist, übernehmen oder korrigieren Sie mit einem Klick. Korrekturen verbessern künftige Zuordnungen für dasselbe Objekt.
Was Sie vielleicht noch wissen wollen
Was passiert, wenn die Matching-Engine sich nicht sicher ist?
Dann ordnet sie nicht zu — sie schlägt vor. Der Vorschlag erscheint sichtbar als „bitte bestätigen", und Sie übernehmen oder korrigieren ihn mit einem Klick. Ein falsches Haus passiert so nicht unbemerkt.
Wie geht die Engine mit verschiedenen Schreibweisen um?
Die Matching-Engine normalisiert Schreibvarianten vor dem Abgleich: „Str." entspricht „Straße" und „Strasse", „ue" entspricht „ü". Bei Normen kennt sie auch veraltete Bezeichnungen — „BGV A3" wird als „DGUV V3" erkannt, „VDE 0701/0702" als Prüfgrundlage für ortsveränderliche Geräte. Kein Dokument scheitert an Formatunterschieden zwischen Dienstleistern.
Wie wird die Zuordnung nachvollziehbar gemacht?
Im Dokument-Detail sehen Sie, welche Signale bei der Zuordnung übereinstimmten: Adresse (PLZ + Straße), Anlagenname oder Rechtsgrundlage. Wenn ein Signal gefehlt hat oder widersprüchlich war, erscheint das als Hinweis. Eine stille Zuordnung ohne erkennbaren Grund gibt es nicht.
Spielt die Dienstleisterfirma bei der Zuordnung eine Rolle?
Ja — wenn die ausführende Firma im Dokument genannt ist und in Ihrem Verwaltungsbestand als Dienstleister für ein bestimmtes Objekt hinterlegt ist, stärkt das den Treffer. Es ist kein Pflicht-Signal, aber ein nützlicher Hinweis, wenn Adresse oder Anlagenname im Dokument unvollständig sind.
Greift ineinander
Die Matching-Engine steht nicht allein — sie arbeitet direkt mit der Dokumenten-Engine, der E-Mail-Engine und der Vorgangsengine zusammen.
Die Dokumenten-Engine erkennt, ob es ein Prüfbericht, ein Wartungsprotokoll oder ein Vertrag ist, und liest Adresse, Anlagenname und Rechtsgrundlage heraus. Die Matching-Engine nimmt diese Felder und gleicht sie mit Ihren Objekten ab.
E-Mail-Engine Viele Prüfberichte kommen als PDF-Anhang per Mail.Die E-Mail-Engine erkennt eingehende Mails mit Dokumentanhängen, extrahiert die PDFs und übergibt sie an die Dokumenten-Engine — von dort gelangen sie zur Matching-Engine.
Vorgangsengine Aus einer zugeordneten Anlage entsteht ein verfolgbarer Vorgang.Sobald ein Prüfbericht einer Anlage zugeordnet ist, kann die Vorgangsengine erkannte Mängel oder ablaufende Fristen daraus ableiten und in die Wartungsmatrix übertragen.
Kein Dokument mehr manuell suchen und zuordnen.
Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Gutachten — sehen Sie an Ihren eigenen Objekten, wie die Matching-Engine jedes eingehende Dokument anhand von Adresse, Anlagenname und Norm dem richtigen Ort zuordnet.
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