Ihr Postfach arbeitet mit. Termine landen im richtigen Vorgang.
Wartungs-Code im Betreff, bekannter Absender, Thread-Bezug oder einschlägige Stichworte — trifft eines davon zu, klassifiziert die Engine die Mail (Terminbestätigung, Durchführungsmeldung, Verschiebung, Rückfrage) und ordnet sie dem Vorgang zu. Nur bei hoher Erkennungssicherheit. Anhänge landen erst nach Quarantäne und Sicherheitsprüfung in der Dokumenten-Engine.
DSGVO-konform · EU-gehostet · Keine Kreditkarte nötig
Jede Mail durchläuft fünf Stufen.
Rauschen raus, Absender geprüft, Klasse erkannt — erst dann handelt die Engine selbst. Sonst legt sie die Mail zur Bestätigung vor.
Drei Ergebnisse, die zählen.
Erkennt wartungsrelevante Mails auf mehreren Wegen
Wartungs-Code im Betreff, bekannter Absender, Thread-Bezug zu einem laufenden Vorgang, einschlägige Stichworte oder explizite Weiterleitung — trifft eines davon zu, wird die Mail als wartungsrelevant eingestuft. Newsletter, Auto-Replies und Systemmails bleiben heraus.
Ordnet dem richtigen Vorgang zu
Erkannte Mails werden dem passenden Wartungsvorgang zugeordnet — Klasse (z. B. Terminbestätigung oder Durchführungsmeldung) übernommen, Vorgang aktualisiert, Statusampel nachgeführt. Der Verlauf ist vollständig nachvollziehbar.
Anhänge geprüft in die Dokumenten-Engine
Jede angehängte Datei wird zuerst isoliert (Quarantäne), dann auf Viren und eingebettete Makros geprüft. Erst danach — bei Wartungsprotokollen, Prüfberichten, Rechnungen oder Lieferscheinen — übergibt die Engine die Datei zur inhaltlichen Auswertung. Nicht zugelassene Formate werden zurückgehalten.
Anhänge kommen nicht direkt durch.
Bevor ein Wartungsprotokoll, ein Prüfbericht oder eine Rechnung in die Dokumenten-Engine gelangt, läuft die Datei durch eine eigene Prüfstrecke: Quarantäne, Viren-Check, Makro-Check — in dieser Reihenfolge.
Die Engine entscheidet nicht allein.
Klasse und Absender müssen eindeutig sein, bevor die Engine selbst handelt. Ist die Klasse (Terminbestätigung, Durchführungsmeldung, Verschiebung …) nicht sicher erkennbar oder kann der Absender nicht per SPF/DKIM/DMARC bestätigt werden, legt sie die Mail zur Bestätigung vor. Sie sehen jederzeit, was übernommen wurde, was offen ist und warum.
Was Sie vielleicht noch wissen wollen
Was passiert, wenn die Engine sich bei einer Mail nicht sicher ist?
Dann handelt sie nicht automatisch. Mails, deren Einordnung unklar ist oder bei denen die Absender-Echtheit nicht bestätigt werden kann, werden Ihnen zur Bestätigung vorgelegt. Eine automatische Übernahme — etwa einen Termin zu setzen — löst die Engine nur aus, wenn die Einordnung eindeutig ist. Im Zweifel entscheiden immer Sie.
Bleiben meine E-Mail-Inhalte in der EU?
Ja. Verarbeitung und Speicherung laufen über Server in Frankfurt, die Einordnung über europäische Dienste. Es gehen keine Inhalte an US-Anbieter. IMVERA ist als deutsche B2B-Plattform durchgängig DSGVO-konform aufgebaut — das ist Vertragsgrundlage, nicht nur ein Versprechen.
Kann jemand der Engine eine gefälschte Mail unterschieben?
Davor schützt die Spoofing-Prüfung. Die Engine prüft eingehende Mails auf gefälschte Absender-Kennungen (SPF/DKIM/DMARC). Mails mit nicht verifizierbarem Absender lösen keine automatische Übernahme aus. Ein eingebauter Schutz verhindert außerdem, dass die Engine auf ihre eigenen Echo-Mails reagiert.
Greift ineinander
Die E-Mail-Engine ist ein Eingangskanal — erkannte Mails und geprüfte Anhänge werden direkt an die anderen IMVERA-Engines übergeben.
Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Rechnungen und Lieferscheine aus geprüften Mails werden inhaltlich ausgelesen — Fristen, Anlagenbezüge und Ergebnisse werden in die Akte übernommen.
Matching-Engine Damit eine Mail beim richtigen Objekt landet.Sie ordnet die erkannte Mail der richtigen Liegenschaft und dem richtigen Wartungsobjekt zu — anhand von Objektbezeichnung, Adresse oder Anlagen-Kennzeichen aus dem Betreff oder Mailtext.
Vorgangsengine Termine und Meldungen fließen in den Vorgang.Sie führt den Vorgang, in den die E-Mail-Engine Terminbestätigungen, Durchführungsmeldungen und Rückfragen einspeist — Statusampel und Fälligkeiten werden entsprechend nachgeführt.
Terminbestätigungen lesen, Vorgänge suchen, Protokolle ablegen — das übernimmt die Engine.
Sehen Sie an Ihren eigenen Wartungsvorgängen, welche Mails die Engine sicher erkennt und selbst übernimmt — im Pilotzugang.
Frühzugang in der Pilotphase · persönliches Onboarding · keine Mindestlaufzeit